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Descripción

La “administración por procesos” representa un nuevo paradigma de gestión organizacional que surge como respuesta a la dinámica de cambio acelerado, especialmente en los ámbitos tecnológico y social. Nuevas costumbres de consumo y de vida sumadas a la evolución de la era digital, significan cambios continuos en las necesidades de los segmentos de mercado.

Para responder de forma ágil a estas condiciones, las organizaciones requieren entenderse como un sistema que aprende, se adapta y evoluciona según lo necesita el mercado, por lo tanto, se fundamenta en una serie de principios de administración radicalmente diferentes a los aplicados hasta ahora.

Un sistema organizacional de características orgánicas, requiere estructuras de trabajo celulares basadas en inteligencia colectiva, que se nutren y retroalimentan de las nuevas necesidades de sus clientes, interactúan para desarrollar respuestas de valor atractivas y responden con agilidad.

A estas estructuras les denominamos “equipos de proceso” y se integran por personal con el talento requerido por su propósito, que generalmente resultan en equipos interdepartamentales.

ISO-9001:2015 promueve la visión de la empresa como un sistema compuesto de procesos, y la necesidad de administrar la mejora de su desempeño.

El programa “administración por procesos” se compone de doce módulos estructurados de acuerdo a un modelo que ordena su desarrollo por etapas, dirigidas a desarrollar la competencia, al tiempo que cada equipo transforma su proceso sincronizándolo y alineándolo en el propósito de entregar salidas de calidad consistente, en las cantidades y oportunidad requeridas.

El proyecto de transformación se resume en la gráfica siguiente. La cual explica que para obtener procesos preventivos o proactivos que entregan salidas de calidad consistente y resultados mejorados continuamente, se requiere que su personal domine y ponga en práctica las metodologías de gestión de procesos.

Para facilitar la integración del sistema y la comprensión de las interdependencias entre los procesos que lo componen, se utiliza la aplicación electrónica “red de procesos”.

Esta aplicación facilita que el personal visualice y entienda las interdependencias de todos los procesos del sistema, no sólo de aquellos en los que se involucra, por lo cual resulta formativo poder consultar la arquitectura de cada proceso, para estudiar cómo se relacionan y cómo se afectan.

“Red de Procesos”

La red de procesos actúa como facilitador para:

  • definir y clasificar los procesos y partes interesadas del sistema;
  • desplegar las necesidades de los segmentos de clientes o partes interesadas en los procesos involucrados;
  • configurar los procesos para entregar las salidas con la calidad requerida;
  • definir las interacciones (entradas y salidas), entre los procesos con la finalidad de sincronizarlos y alinearlos;
  • clasificar las entradas de cada proceso en función de los recursos que lo componen;
  • registrar los acuerdos cliente – proveedor, incluyendo sus reglas de interacción;
  • evaluar el desempeño de cada entrada del proceso para provocar retroalimentación objetiva y colaboración en el propósito de la cadena.